Wszystkie spółki prowadzące pełną księgowość są zobowiązane do składania sprawozdania finansowego. Najnowsza spółka, która już od 1 lipca 2021 roku wejdzie w życie, czyli tzw. Prosta Spółka Akcyjna również będzie miała taki obowiązek. Od 2018 roku należy ten dokument sporządzić w wersji elektronicznej zatem sprawozdanie finansowe trzeba podpisać i przekazać w odpowiedniej formie do właściwego organu.
Mając na uwadze elektroniczną formę sprawozdania, podpisanie tego dokumentu możliwe jest tylko przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub innej formy elektronicznego podpisu. Na dokumencie podpis musi zostać złożony przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownika jednostki.
Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych, podmioty zobowiązane do złożenia sprawozdania finansowego, przekazują ten dokument do KRS. Muszą tego dokonać w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania. Dokument ten sporządza się w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, a zatwierdza nie później niż w okresie 6 miesięcy od dnia bilansowego.