W Prostej Spółce Akcyjnej pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej, jak również strony internetowe spółki, muszą zawierać takie informacje jak:
- firmę spółki, jej siedzibę i adres,
- oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki, oraz numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru,
- numer identyfikacji podatkowej,
- wysokość kapitału akcyjnego.
Pojęcie pism i zamówień handlowych składanych przez spółkę jest określeniem szerokim i nie zostało wprost zdefiniowane. Należy jednak podkreślić, że katalog obowiązkowych danych jakie należy zamieszczać w pismach i zamówieniach handlowych dotyczy w szczególności składanych przez spółkę ofert, zawieranych umów handlowych, ogłoszeń, faktur czy not księgowych. Również w całej korespondencji mailowej spółka powinna umieścić niezbędne informacje. Dotyczy to także wymiany mailowej prowadzonej z kontrahentami przez pracowników spółki.